Donnerstag, 11. August 2016

Büroarbeit in der Wohnung

Man muss auch eine Büroecke in der Wohnung haben. Wo wichtige Papiere aufbewahrt werden können oder auch bearbeitet werden können. Manche machen sowas auch am Küchentisch. Oder im Wohnzimmer. Aber ob das immer so effektiv ist, muss natürlich jeder selber wissen. Spätestens wenn man 3-4 verschiedene Ordner hat, sollte man sich eine kleine Ecke in der Wohnung reservieren für die Büroarbeit.

Aber wie organisiert man diese Papiere dann?

Früher sagte man, dass man jedes Schriftstück nur einmal anfassen sollte. Da ist etwas Wahres dran. Wenn man es bekommt, z.B. per Post, wird es gelocht und abgeheftet, wenn man es noch braucht. Aber in Wirklichkeit ist dieser Spruch Unfug. Denn man heftet die Papiere ab um sie schnell wiederzufinden. Und manche Sachen braucht man sicher noch mal öfter. Denn sonst bräuchte man sie ja nicht aufzubewahren.

Daher sollte man von Beginn an entsprechende Ordner bereit stellen und beschriften. Beispiele:

Versicherung, Bank, Quittungen, Wohnung, 

Hat man viele Versicherungen, kann man hier mehrere Ordner anlegen. Hat man von der Bank viele Belege, kann man diese ebenfalls auf 2-3 Ordner aufteilen. Wie auch bei den Quittungen. Hier sollte man nicht jeden Kassenbeleg aus dem Supermarkt aufbewahren über Lebensmittel, sondern nur Belege über Geräte, auf denen eine Garantie vorhanden ist. Für die Wohnung gehören hier alle Belege und Schriftstücke rein, die die Wohnung Betreffen. Rechnungen über Strom, damit man später nachvollziehen kann wie hoch der Verbrauch war in einem bestimmten Zeitraum, wenn man den Anbieter wechseln und sparen will. Oder Mietvertrag, Mitteilungen der Hausverwaltung, - also alles was die Wohnung betrifft, und was man vielleicht noch brauchen könnte. Später ist manches Papier sowieso Altpapier, wenn man noch mal reinsieht und denkt, man braucht sowas nie wieder.

Sollte man gewisse Dinge nicht sofort erledigen können, wegen Zeitmangel oder weil andere Stellen und Unternehmen mit drin hängen, kann man diese separat abheften. Man kann hierfür einen roten Ordner nehmen zum Beispiel, damit man direkt weiß, dort sind nur Schriftstücke drin, die noch "in Bearbeitung" sind.

Trennblätter nutzen

Innerhalb der Ordner sollte man Trennblätter benutzen. Diese kann man auch so beschriften, damit man die Bereiche schnell findet. Ich sage mal als Beispiel, in dem Ordner "Wohnung" findet man dann hinter dem Trennblatt "Nebenkosten" alle Abrechnungen über die Nebenkosten des Hauseigentümers. Oder man findet in dem Ordner "Bank" hinter dem Trennblatt "Bank XY" alle Kontoauszüge und andere Belege von der "Bank XY".

Es ist also nicht schwer, eine gewisse Ordnung zu haben. Man muss sich diese nur einrichten und auch beibehalten. Man kann und sollte sich auch einen Plan machen, wenn man damit anfängt. Wenn man zum Beispiel bisher etwas nachlässig war und alle Belege  in einer Schublade gesammelt hat oder verschiedene Ordner angefangen hat. Sicher finden sich hier Belege, die schon uralt sind und die man niewieder braucht. Sowas ist dann Müll für das Altpapier. Um hier Ordnung rein zu bringen sollte man einfach so vorgehen. Ein Plan machen, entsprechende Ordner anlegen und somit vorbereiten, damit die Schriftstücke, die man noch braucht, entsprechend direkt abgeheftet werden können.

Um anzufangen könnte man auch einen Ordner für alles benutzen mit den entsprechenden Trennblättern. Aber das ist dann zusätzliche Arbeit bezüglich des Anlegens der Trennblätter und später das verlagern der Schriftstücke in den entsprechenden Ordner, sowie das erneute Anlegen der Trennblätter. Man sollte also hier überlegen, ob man sich die doppelte Arbeit anzun möchte.


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